ベトナム拠点の紙帳票を電子化する前に確認すること｜言語・読取試験・確認作業
ベトナム拠点の紙帳票を電子化するなら、言語対応の確認に加えて、自社の帳票での読取結果と、読み取った後の確認・修正の流れを合わせて試します。紙をスキャンして保存することと、必要な項目をデータにして会計や台帳へ渡すことは、別の工程として準備します。
この記事は、東南アジアビジネス資料ポータル UpAsia（アップアジア、運営: Talenty株式会社）の編集部が、公開一次資料をもとにまとめた解説です。UpAsia に掲載中の AI-OCR 関連の資料 3 本の掲載紹介と、提供会社が公開する国内企業の導入事例を照らし、検討の段階ごとに使える資料を示します。現地の個人データの制度は、ジェトロの解説を確かめています。
ベトナム拠点の帳票電子化では、どの工程を変えるのか？
変える工程は、保管、項目のデータ化、確認と修正、後続システムへの受け渡しの 4 つです。どこまでを導入の範囲にするかで、選ぶ道具も、試験の中身も変わります。
OCR は、画像の文字を読み取ってデータにする仕組みです。AI-OCR は、機械学習で手書きや様式の違う帳票の読み取りを補う製品を指します。紙をスキャンして PDF で保存するだけなら、OCR は必須ではありません。請求書の金額や申込書の氏名を手で打ち直す作業を減らしたいときに、OCR が役に立ちます。
画像で保管する場合、減るのは紙を探す手間で、受付やファイル名の付与、保管期限の管理は人に残ります。項目をデータにする場合は手での再入力が減る一方、読取結果の照合と修正、取込エラーへの対応が新たに人の作業になります。後者を選ぶなら、読み取りの精度だけでは採否を決められません。誰が確認し、どの形式で後続システムへ渡すかまでが導入の範囲に入ります。
ベトナム拠点では、現地スタッフが受け付けた帳票を、日本本社の担当者が確認する分担もありえます。誰がどの画面を見るのかも、この段階で書き出します。
ベトナム語に対応していれば、自社の帳票も読めるのか？
言語の対応は候補を絞る最初の条件で、自社の帳票が読めるかは実物で試して確かめます。手書きか活字か、言語が混在するか、様式や画質はどうかで、読み取りの結果が変わるためです。
資料 149 の掲載紹介は、AI inside の AI-OCR がベトナム語を含む 5 つの言語にも対応していると紹介しています。挙げているのは、タイ語、ベトナム語、中国語（簡体字、繁体字）、インドネシア語、英語です。同じ紹介は、手書きのほか PDF、FAX、写真で撮った帳票の読み取りと、種類ごとの自動仕分けにも触れています。現行の仕様は、提供会社の公式ヘルプで確かめられます。認識する文字にベトナム語を挙げ、読取条件によって認識される文字が異なると説明しています。入力できる画像の形式は JPEG、PNG、TIFF、PDF で、JPEG2000 には対応していません。
読取条件は、読み取る範囲ごとに選ぶ AI のモデルです。読取範囲指定の種類の説明では、ベトナム語の記載には「Vietnamese」という条件を使い、出力の文字コードを UTF-8 に変える必要があります。手書き文字には「全ての文字」か「全ての文字(1行)」を選ぶよう案内しており、ベトナム語の手書きをどの条件で読むかは、公開ヘルプからは分かりません。日本語とベトナム語が混在する帳票では、項目ごとにどの読取条件を当てるかを決めてから試します。
言語対応の表示を見たら、次の 5 つの軸に分けて自社の帳票を当てはめます。
- 言語の組み合わせ。ベトナム語だけの帳票か、日本語や英語が同じ用紙に混ざるかを書きます。
- 文字の種類。活字、手書き、押印やチェック欄の有無を、項目ごとに分けます。
- 帳票の様式。取引先ごとに様式が違う請求書と、自社で決めた申込書では、試す枚数の考え方が変わります。
- 画像の作り方。スキャナー、複合機の FAX 受信、スマートフォンの撮影のどれで画像を作るかを書きます。
- 必須の項目。後続業務に渡す項目と、読めなくても困らない項目を分けます。
この記事で取り上げる UpAsia の掲載資料 3 本は、同じ提供会社の選定資料 1 本と国内事例 2 本です。製品どうしの比較ではなく、検討の段階ごとに使い分けます。掲載紹介で確かめられることと、提供会社に聞くことを分けて並べました。
| 資料 | 掲載紹介で確かめられること | 紹介からは分からず、提供会社に聞くこと | 検討で使う場面 |
|---|---|---|---|
| 149「AI-OCR」選びで考慮すべき 6 つのポイント（選定資料） | 対応言語、手書きや FAX などの入力形態、自動仕分け、導入支援への言及 | 言語ごとの手書きの対応範囲、読取条件、現地での契約と支援の言語 | 候補の製品を比べる前に観点をそろえる |
| 150 NECネッツエスアイはどう導入したか（国内事例） | 同社の AI-OCR 導入を扱うこと（題名による） | 現地拠点で同じ照合と修正の分担が取れるか | 照合と例外処理の担当を考える |
| 151 学研ロジスティクスの取り組み（国内事例） | 入会申込書や月謝引き落し用紙のデータ化と、DX Suite と RPA の活用法 | ベトナム語の帳票での読取結果と、取込先の条件 | 読み取った後の業務を設計する |
2 本の事例は、どちらも日本国内の企業の取り組みで、ベトナム拠点での導入実績ではありません。両社の取り組みは、提供会社の公式サイトでも導入事例として公開されています。以下の節では、その公開事例から業務の流れを引用します。
候補の製品を比べる前に、AI-OCR を選ぶときの考慮点をそろえておきたい方は、選定のポイントをまとめた資料をご覧ください。 AI-OCR 導入の 6 つのポイント（選定資料）
実際の帳票で、何を試して判断すればよいのか？
試すのは、必須項目が正しく読めるか、誤りを人が見つけて直せるか、直したデータを取込先で使えるかの 3 点です。読取の正答率だけを比べると、確認と修正にかかる手間を見落とします。
NECネッツエスアイの公開事例では、5 社の製品を比べ、見積書でトライアルを行ったと説明しています。学研ロジスティクスの公開事例では、どの帳票にも必須の項目である氏名や住所の精度を特に重視したと語っています。
試験は、帳票の分類、正解データの用意、読取結果の照合、修正と取込の確認の 4 段階で進めます。前の 2 段階は帳票を扱う業務担当が受け持ちます。後の 2 段階は、照合と取込を担う担当が受け持ちます。
試験の前に、記入表を作っておきます。空欄のまま試験を始めると、後から結果を比べられません。
| 欄 | 記入する内容 | 判断が止まる状態 |
|---|---|---|
| 対象帳票 | 業務、言語、様式、画像の作り方 | 別の様式を同じ条件でまとめている |
| 必須項目 | 後続業務に渡す項目と表記のルール | 読む必要のない項目まで精度の評価に混ぜている |
| 照合結果 | 正解、誤読、空欄、対象外の区別 | 原本と抽出結果の対応が追えない |
| 修正 | 修正した内容、担当者、かかった作業 | 読取だけ速くなり、確認の時間を測っていない |
| 判定 | 採用、追加試験、保留と、その理由 | 合わなかった条件を記録せずに導入している |
結果は、次の 4 つの数え方で整理すると、採否の議論がかみ合います。
- 項目ごとの正答と、帳票ごとの完了を分ける。項目の正答率は、文字が記入された必須項目の数を分母、正しく読めた数を分子にします。帳票ごとの完了率は、試した帳票の枚数を分母、修正なしで通った枚数を分子にします。
- 空欄の扱いを 2 つに分ける。原本に記入が無い欄は正答率の分母から外します。そのうえで、記入が無い欄に文字を出した誤検出と、記入がある欄の読み落としを、それぞれ別の件数で数えます。
- 表記の揺れと重要な誤りを決めておく。全角と半角の違いなど、取込先で問題にならない揺れは正答に含めるかを先に決めます。金額や取引先コードの誤りは、全体の正答率とは別の行で件数を記録します。
- 修正の時間を含めて今の作業と比べる。画像の登録、読取結果の確認、修正、取込のやり直しまでの時間を合計し、今の手入力の時間と同じ枚数で比べます。
重要な項目の誤りが業務で許せる範囲に収まり、修正を含めた時間が今の作業を下回れば、業務面での採用候補とします。契約や情報管理の条件も満たした時点で、採用を決めます。結果が食い違うときは、次のように判定を分けます。
- 項目の正答率は高いが、帳票ごとの完了率が低い。誤りが特定の項目に集まるのか、多くの帳票に散らばるのかを項目別と様式別に確かめ、読取条件を変えて追加試験をします。
- 重要な項目だけに誤りが残る。その項目に人の確認を必ず入れる運用で採用するか、許せる範囲を超えるなら保留にします。
- 修正の時間を含めると、今の手入力より遅い。この条件のままでは採用せず、様式や画質を絞った追加試験に回します。
- 言語や契約など、試験では解決しない条件が残る。保留とし、提供会社への質問に回します。
それぞれの許容範囲や件数は、帳票の量と業務の重要度に応じて業務の責任者が決めます。他社の事例の数字を自社の基準に流用しません。試験に使う帳票は、個人情報や取引情報を外すか、社内で投入を許可された環境だけで扱います。
よくあるつまずき
試験の帳票は読めたのに、本番で別の様式の項目が欠ける。試験の対象が、きれいな見本や一部の取引先の様式に偏っていたことが原因として考えられます。様式、画質、言語ごとに分けて追加の試験をします。
正答率は高いのに、修正なしで通る帳票が少ない。項目ごとの正答率が高くても、誤りが多くの帳票に散らばると、修正なしで通る帳票は少なくなります。誤りが集まる項目を特定し、その項目の読取条件を見直します。
読み取れたのに、会計システムに取り込めない。出力の項目名や表記が、取込先の受入条件と合っていないことが考えられます。試験の段階で、出力ファイルを実際に取込先へ入れてみます。
読み取った後の確認・修正は、誰が担当するのか？
帳票を受け付ける人、読取結果を照合して直す人、後続システムへ取り込む人の 3 つの役割に分けて担当を決めます。同じ人が兼ねてもかまいませんが、誤りを見つけたときに誰へ戻すかを先に決めておきます。
NECネッツエスアイの公開事例は、例外時の担当の置き方が分かる例です。申請者が労務発注依頼書と見積書の PDF を文書管理システムに入れると、PDF が結合されてサーバーへ送られます。テキスト化した後、突合項目（社名、発注金額、見積書番号）が合っているかを自動で判定します。問題がなければ承認依頼へ進み、不一致や NG 条件に当たるデータは調達本部が発注情報を修正します。
ただし、突合で一致したことは、原本を正しく読めたことと同じではありません。2 枚の帳票の同じ項目で同じ誤りが起きれば、値は一致してしまいます。試験では、突合を通ったのに原本と違っていた件数も数えます。
この流れから、自社の設計に写せる点は 3 つあります。
- 照合のルールを項目で決める。どの帳票のどの項目を突き合わせるかを、社名や金額のように具体的に書きます。
- 不一致の受付先と、その先の相談先を決める。最初に直す担当と、判断に迷うときに相談する担当を決めておくと、例外のデータが滞りにくくなります。
- 原本と修正の履歴をつなぐ。原本、読取結果、修正内容を同じ管理番号で追えるようにします。
ベトナム拠点では、照合と修正を現地スタッフが担うか、日本本社が担うかを決めます。現地で直す場合は、修正画面の表示言語と、現地の言語で書いた手順書を用意できるかを確かめます。本社で直す場合は、原本の画像を本社から閲覧する権限と、時差を含めた処理の締め時刻を決めます。照合と修正を担う人員を社内に置けない場合は、事務の外注も選択肢です。外注先の選び方はベトナムへBPOを委託する前に確認すること｜コールセンター・事務の外注先の選び方【2026年】で扱っています。
同じ事例の担当者は、書類をデータ化するためにいきなり導入するのではなく、まず業務の見直しから始めることが大切だと話しています。照合と修正の担当が決まらないうちに製品を選ぶと、導入後に確認待ちのデータが残る原因になります。
照合と例外処理の担当を自社でどう置くかを考える参考に、NECネッツエスアイが AI-OCR をどう導入したかを扱う事例資料をご覧ください。 NECネッツエスアイの AI-OCR 導入事例
出力・システム連携・保管で、何を確認するのか？
国内事例から移せるのは業務の分け方で、ベトナム拠点では言語・データの置き場所・支援体制を別に確かめます。ファイルを出力できても、取込先で使えなければ再入力は減りません。
学研ロジスティクスの公開事例では、スキャンしたデータを読み込んだ後の確認修正を DX Suite で行っています。CSV に出力した後は、RPA の WinActor で専用システムへの転記や取り込みを行っています。RPA は、定型の画面操作を自動で行うソフトウェアです。読取と確認修正は DX Suite、CSV 出力後の転記と取込は WinActor という役割分担でした。
国内事例で分かることと、ベトナム拠点で別に確かめることを並べると、次のようになります。
| 確認項目 | 国内事例で分かること | ベトナム拠点で別に確かめること |
|---|---|---|
| 照合と修正 | 突合項目を決め、不一致は担当部署が直す（NECネッツエスアイ） | 修正画面の表示言語、現地と本社のどちらが直すか |
| 出力と取込 | CSV 出力の後、RPA で専用システムへ転記・取込（学研ロジスティクス） | 文字コード、声調記号を含む氏名、日付と金額の表記が取込先で崩れないか |
| 必須項目 | 氏名や住所の精度を重視（学研ロジスティクス） | ベトナム語の項目に当てる読取条件と、手書きを含む項目の読取結果 |
| 契約と支援 | 国内の事例のため、記載なし | 契約の主体（現地法人か本社か）と、問い合わせできる言語 |
| データの置き場所 | 国内の事例のため、記載なし | 処理と保管の地域、本社からの閲覧権限、削除の方法 |
日付は、日・月・年の順で記載された帳票があれば、取込先の日付の形式と順序が合うかを確かめます。利用環境がクラウドかオンプレミスか、外部システムと API で連携できるかも、提供会社に確かめる項目です。会計処理を現地の会計事務所に委託している場合は、取込先の条件を委託先にも確かめます。委託先の選び方はベトナムの会計事務所の選び方｜日系と現地の違い・顧問料・依頼前の確認【2026年】にまとめています。
個人データの扱いは、2026 年の制度変更を前提に確認します。ジェトロによると、ベトナムの個人データ保護法（91/2025/QH15）は 2025 年 6 月に成立し、2026 年 1 月に施行されました。国外へデータを移す場合は、適用除外を除き、データ移転影響評価の書類一式を作って移転から 60 日以内に公安省の担当局へ提出する義務があると説明しています。通常のデータ処理影響評価書とは別の書類です。具体的な書類と手続きは、同時に施行された政令 356/2025/ND-CP にも定めがあります。国外のクラウドで帳票を処理することや、本社から原本画像を閲覧することがこれに当たるか、適用除外の対象かは、社内の法務と現地の専門家に確認します。相談の前に、帳票に含まれる個人データの種類（顧客、取引先、従業員）、処理と保管の国、閲覧する拠点、提供会社との委託関係を一覧にしておくと、確認が早く進みます。
導入前の確認チェックリストでは、何を確かめるのか？
未確認の項目が 1 つでも残る間は採否を決めず、項目ごとに確認の担当と期日を置きます。次の 4 つがそろった時点で、試験の結果をもとに判定します。
- 対象帳票と必須項目の一覧はできているか。業務担当は、帳票ごとの言語、文字の種類、様式、画像の作り方と、後続業務に渡す項目を一覧にします。
- 実帳票の試験で、確認と修正まで測ったか。照合の担当は、項目ごとの正答、帳票ごとの完了、重要な項目の誤り、修正の時間を記録します。
- 出力したデータを取込先で使えたか。取込の担当は、文字コード、日付と金額の表記、項目の対応を、実際の取込で確かめます。
- 契約、保管、担当の条件は確定したか。責任者は、契約の主体、支援の言語、データの保管地域と越境移転の扱い、照合と修正の担当を決めます。
よくあるご質問
Q. ベトナム語と日本語が混在した帳票も対象にできますか？
対応言語の一覧だけでは判断できません。混在する帳票の実物で試験を行い、言語ごとに必須項目の読取結果と修正の手間を記録して判断してください。
Q. 手書きや撮影した書類では、何を確認しますか？
手書きの対応範囲を提供会社に確かめ、撮影や FAX の画像で必須項目を試します。画質の悪い画像を試験に含め、読めない場合の修正の担当も決めておきます。
Q. 請求書を読み取れば、電子インボイスの法的な対応も済みますか？
済みません。読み取りは社内の入力作業を減らす取り組みで、法定の電子インボイスへの対応は別の論点です。制度の対応は会計事務所などの専門家に確認してください。
Q. 読み取りを自社で導入するのと、事務を外注するのはどう選びますか？
処理する枚数、締め時刻、例外処理と情報管理を社内で担えるかで比べます。担えるなら自社での導入、入力から確認まで任せたいなら事務の外注を検討してください。
現地での事業の全体像は、ベトナム進出ガイド｜メリット・リスクを他国比較で解説【2026年版】にまとめています。
読み取った後の確認修正から専用システムへの取り込みまで、業務の流れを整理したい方は、学研ロジスティクスの事例をご覧ください。
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